Girl Scouts of Japan

Desafio

A Girl Scouts of Japan é uma organização de âmbito nacional, composta por 47 conselhos locais e cerca de 40 000 membros. É membro da Associação Mundial de Guias e Escuteiras, que é o maior movimento voluntário dedicado a raparigas e jovens mulheres. A organização Girl Scouts apoia e capacita raparigas e jovens mulheres a alcançarem o seu potencial máximo através da educação não formal.

Como uma organização de âmbito nacional, a Girl Scouts of Japan enfrentava dificuldades para manter uma comunicação clara entre os membros. Com numerosos grupos e membros de várias idades, era necessário um sistema empresarial eficiente e seguro para garantir que todos os grupos estivessem alinhados e as informações pessoais sobre menores fossem mantidas em segurança. Enquanto organização de apoio aos conselhos locais, os seus ficheiros contêm informações pessoais sobre as raparigas e as jovens mulheres de cada grupo e conselho, bem como os adultos que atuam como os respetivos líderes. Uma vez que as localizações estão espalhadas pelo país, a monitorização e a avaliação da eficácia das atividades é importante. Os líderes dos grupos e o conselho local informam a Girl Scouts of Japan sobre a participação, a frequência dos eventos e outras métricas de impacto para assegurar a respetiva organização da forma mais eficiente possível. Com recursos limitados, era necessária uma solução que pudesse ser facilmente implementada a nível nacional em todos os seus conselhos locais.

História

Com o "espírito escuteiro" de experimentar algo novo sem medo, a Girl Scouts of Japan integrou o conjunto de produtos do Google para organizações sem fins lucrativos de modo a impulsionar a eficiência dos seus vários conselhos locais e grupos. Em primeiro lugar, o Google Workspace começou a ser utilizado para alinhar as operações comerciais entre os conselhos locais. Graças à incorporação de formulários no Website, é possível fornecer programas de e-learning através do Google Forms aos membros da Girl Scouts. O programa de e-learning proporcionou a oportunidade de um maior número de membros aprenderem conhecimentos sobre escutismo e competências para desenvolver a liderança. Embora o programa da Girl Scouts exista há mais de um século, a Girl Scouts of Japan modernizou o seu trabalho ao utilizar os questionários do Google Form para ajudar raparigas e jovens mulheres a aumentarem os seus conhecimentos e competências, ao mesmo tempo que ganham emblemas dos conselhos locais de todo o país.

A equipa da Girl Scouts of Japan possui vários níveis de conhecimentos técnicos, e produtos como o Forms e o Sheets permitem partilhar informações com facilidade e obter resumos de dados sem a necessidade de introdução manual. Sendo a Girl Scouts of Japan uma organização de apoio aos conselhos locais, o Google Workspace permite-lhe partilhar documentos apenas com os utilizadores que devem ter acesso em cada um dos organismos locais, permitindo uma melhor proteção da privacidade. Uma vez que os ficheiros podem agora ser partilhados entre os conselhos locais, cada grupo pode partilhar práticas recomendadas, atividades de consolidação de equipas e outras atividades para desenvolver o seu trabalho. Com o Gmail, foi possível reduzir as preocupações anteriores com correio de spam, software malicioso e outras questões de segurança através das definições de privacidade da Google. Ao configurar o Google Sites, vários conselhos locais e membros podem aceder a informações relevantes, como formação para líderes de grupos e manuais. Isto permite que as atualizações e as informações em tempo real sejam rapidamente partilhadas entre os conselhos locais e os membros apoiados pela Girl Scouts of Japan.

Os produtos do Google para organizações sem fins lucrativos não só resultaram em melhorias nas operações empresariais internas, como também, recentemente, a Girl Scouts of Japan os tem utilizado para divulgação e comunicação externas. Com o AdGrants e o YouTube, a Girl Scouts of Japan está a construir ativamente uma presença online para ganhar novos membros e partilhar o incrível trabalho e os eventos realizados em cada localização. Os seus vídeos do YouTube ajudam a ilustrar o trabalho que é desenvolvido para capacitar raparigas e jovens mulheres, incluindo atividades de formação de equipas, canções e campos de férias locais.

Para partilhar informações e, em última instância, aumentar o número de pessoas que participam nos seus eventos, o Google Maps é utilizado para ajudar os não membros interessados em atividades de escutismo a encontrarem facilmente eventos que decorrem em todo o Japão. As APIs do Google Maps disponíveis através do programa Google Earth Solidário também são utilizadas para fornecer uma vista global do impacto aos membros atuais, bem como a potenciais novos membros. Através da combinação das APIs do Google Maps e YouTube, foi criada uma Visita virtual a cinco instalações da Girl Scouts em todo o mundo. Isto incentiva uma perspetiva global e permite que os seus membros se sintam parte de uma comunidade mais vasta em todo o mundo.

As ferramentas do Google para organizações sem fins lucrativos não só ajudam a manter os programas da Girl Scouts of Japan organizados e eficientes, como também a visualizar o seu importante trabalho para incentivar e capacitar raparigas e jovens mulheres.

Rumiko Meguro, sede da GSJ, equipa de relações públicas e angariação de fundos

Impacto

Na qualidade de grande entidade nacional, os esforços de escalabilidade têm sido essenciais para o sucesso. O seu programa de e-learning, cujo conteúdo é determinado por um formulário do Google Forms, permitiu que mais de 7000 membros recebessem formação em tudo, desde conhecimentos de escutismo a competências para a vida. Do ponto de vista financeiro, o Google Workspace permitiu tirar partido de sistemas de segurança de maior qualidade que podem ser facilmente implementados em várias localizações.

A utilização do Google Workspace melhorou consideravelmente a sua eficiência operacional. Anteriormente, apenas alguns dos funcionários utilizavam produtos Google, mas o Google Workspace ainda não tinha sido implementado em toda a entidade. Assim, era necessário manter várias contas de email, o que poderia constituir um potencial risco de segurança. Quando a entidade fez a migração para o Google Workspace, cada funcionário tinha apenas uma conta para todas as suas necessidades operacionais a que podia aceder a partir de qualquer lugar, eliminando o risco de perda dos documentos do funcionário se este se fosse embora. O Google Workspace permite a gestão interna dos utilizadores e torna as atualizações à grande equipa da entidade rápidas e eficientes. Antes, um membro da equipa responsável pelo sistema de tecnologias de informação e comunicação da entidade tinha de solicitar as alterações de contas, tais como a adição de novos membros ou a eliminação da conta de um funcionário reformado, através da apresentação de um pedido ao fornecedor externo por meio de uma folha de cálculo. Isto permite que passem menos tempo nas operações centrais da entidade e se concentrem mais nos esforços de expansão para alcançar mais raparigas e jovens mulheres de modo a continuar o trabalho do seu programa.

As ferramentas do Google para organizações sem fins lucrativos também aumentaram a visibilidade da organização, assim como dos esforços da mesma para apoiar as raparigas e as jovens mulheres e o seu desenvolvimento. Anteriormente, os eventos eram apresentados numa página do Website, com dezenas de eventos numa longa lista em que os participantes tinham de clicar. Com o Google Maps, foi possível incorporar um mapa no Website e atualizá-lo com eventos em tempo real. Cada evento é codificado por cores, mês ou tema (como "Dia das Escuteiras") para ajudar as pessoas que estão interessadas no escutismo a encontrarem rapidamente eventos locais em que possam participar. Graças à integração dos eventos no Google Maps e à visualização da respetiva localização, o número de pessoas presentes nos mesmos aumentou, com mais de 18 000 visualizações das informações dos eventos. Os potenciais membros já não têm de procurar para localizar o encontro mais próximo, podendo aceder facilmente ao mapa e encontrar uma oportunidade para se ligarem uns aos outros.

Partilhar o importante trabalho realizado e visualizar o respetivo impacto nas raparigas e jovens mulheres é essencial para o sucesso da Girl Scouts of Japan. O Ad Grants melhorou a sua presença online, o que resultou em mais de 3000 visitantes mensais do Website e um aumento de 500% no número de visitantes em apenas dois meses. Para campanhas globais como "Parem a violência", foram criados anúncios que incentivam a igualdade entre homens e mulheres e a proteção contra a violência, a fim de aumentar a sensibilização e a cobertura mediática da campanha no Japão. Do mesmo modo, o seu canal do YouTube inclui uma lista de reprodução das escuteiras a tocarem "I'll Think of You", escrito por Kurt Schneider, como uma atividade de consolidação de equipas. Muitos conselhos locais e grupos carregaram um vídeo, com um total de 43 contribuições até ao momento. Estes vídeos são utilizados para mostrar exemplos de atividades que as escuteiras realizam, bem como conduzir potenciais novos membros para o Website através de cartões e anotações. Com mais de 20 000 visualizações em alguns vídeos, o YouTube tem sido fundamental para demonstrar o trabalho realizado para apoiar e capacitar raparigas e jovens mulheres.

A Girl Scouts of Japan conta com dezenas de programas: desde um programa de autoestima desenvolvido em conjunto com a WAGGGS e a DOVE até uma campanha intitulada "Parem a violência" para apoiar a redução da violência contra as mulheres, passando por vários campos e eventos em todo o país. As ferramentas do Google para organizações sem fins lucrativos não só ajudam a manter estes programas organizados e eficientes, como também a visualizar o seu importante trabalho para incentivar e capacitar raparigas e jovens mulheres.